Online afsprakensoftware in 34 talen voor ambassades en consulaten
Gratis abonnementen zijn blijvend gratis.
Afspraakplanning gemakkelijker en efficiënter
Biedt een eenvoudige manier om visa interviews, aanvragen voor burgerschap en andere consulaire afspraken online te boeken, in de taal en tijdzone van de gebruikers. Beheer de agenda’s voor verschillende soorten aanvragen, medewerkers of evenementen.
Synchroniseer automatisch afspraken met de agenda-apps van uw staff. Biedt online betaalmogelijkheden voor consulaire kosten en gebruik sms of e-mail voor afspraakbevestigingen en herinneringen.
Eenvoudig, op gebruik gebaseerd abonnement dat mee kan groeien met de behoeften van uw ambassade of consulaat.
De mogelijkheden van ons online afsprakensysteem voor ambassades en consulaten
Laat ze zelf boeken
Laat bezoekers zelf afspraken maken en, indien gewenst, ook annuleren of verzetten
Past zich aan uw organisatie aan
Alle functionaliteit die u nodig hebt voor ambassades en consulaten zoals buffertijd instellen om te voorkomen dat u uit de planning loopt
Aanpasbaar uiterlijk en formulieren
Pas de layout volledig aan en vraag specifieke informatie die u nodig hebt als onderdeel van een reservering, zoals visumvereisten, identificatie-informatie etc.
Voeg toe aan uw website
Integreer uw agenda op uw eigen website, bijvoorbeeld via JavaScript of WordPress-plug-in en stem deze af op uw huisstijl
Automatisch bevestigen en herinneren
Zorg dat afspraken en wijzigingen per e-mail bevestigd worden. Herinneringen per e-mail of sms voorkomen “no-shows”
Alles is aan te passen
Stel aangepaste afspraakduur in, geef op welke informatie gebruikers moeten invullen, specificeer de locatie van vergaderingen enz.
Gebruikersgroepen
Medewerkers kunnen een aparte login krijgen en gebruikers kunnen ingedeeld worden in groepen met verschillende toegang en prijzen
Rapportages en analyse
Krijg inzicht in uw boekingen of exporteer ze naar een ander programma, zoals Excel
Veiligheid & betrouwbaarheid
Uw gegevens zijn veilig opgeslagen en voldoen aan de AVG-wetgeving, de service is 24/7 beschikbaar
Waarom online afspraken boeken de norm is voor ambassades en consulaten
Laat bezoekers en aanvragers 24/7 online afspraken inplannen
Een online boekingssysteem biedt burgers en bezoekers de flexibiliteit om afspraken in te plannen buiten traditionele kantooruren, wat hun ervaring met de ambassade of het consulaat verbetert. Automatisering scheelt niet alleen veel tijd, maar zorgt ook voor een optimale invulling van beschikbare afspraken.
- Betere service: laat bezoekers gemakkelijk zelf afspraken boeken en verplaatsen.
- Minimaliseer no-shows: stuur automatisch afspraakbevestigingen en tijdige herinneringen voordat de afspraak begint.
- Buffertijd: wijs buffertijd toe tussen afspraken om eventuele uitloop op te vangen.
Afspraken en informatie van elke bezoeker op één plek
Een ander belangrijk voordeel is de mogelijkheid om informatie van bezoekers te centraliseren, waardoor het gemakkelijker is om aanvragers en hun documentatie bij te houden. Alle relevante details, zoals paspoortgegevens en motivatie van het reisdoel, kunnen bij de afspraak worden opgeslagen, waardoor het aanvraagproces wordt gestroomlijnd.
- Formulieren: verzamel essentiële informatie over aanvragers via aanpasbare online formulieren.
- Gegevensbescherming: bewaar geüploade documenten veilig in uw Dropbox-account om vertrouwelijkheid te waarborgen en aan de AVG te voldoen.
Ideaal voor diplomatieke missies
Ons online boekingssysteem is in de loop der jaren verfijnd om te voldoen aan de unieke behoeften van ambassades, consulaten en andere publieke instellingen. Hierdoor biedt ons systeem gegarandeerd alle mogelijkheden die u zoekt.
- Meertalige interface: communiceer met burgers en bezoekers in 34 verschillende talen.
- Tijdzones: geef afspraken weer in de lokale tijd van uw bezoekers, voor het plannen van afspraken op afstand.
- Virtuele afspraken: stuur automatisch een koppeling voor (video) conferencing diensten zoals Google Meet en Zoom, bij virtuele afspraken.
- Schaalbaarheid: Ons prijsmodel maakt het eenvoudig om uw abonnement te upgraden or downgraden om tegemoet te komen aan perioden met veel vraag.
Voeg online boeking eenvoudig toe aan uw website
Neem het niet van ons aan,
hoor het van onze klanten
- Consulaten
- Gemeentes
- Handelsbureaus
- Culturele instituten
- Economische Ontwikkelingsorganisaties
- VVV
- en meer…
De ervaring van een vaste klant
Kate Dahl is een Amerikaanse carrièrecoach in Denemarken. Ze helpt mensen die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging. Kate maakt sinds 2020 gebruik van SuperSaaS om online afspraken in te plannen.
Lees Kate’s verhaalIntegreer uw agenda met uw favoriete apps en diensten
Ook zonder programmeerervaring kunt u gemakkelijk SuperSaaS integreren met uw bestaande apps en diensten.
Microsoft 365 Agenda
Zoom
WordPress
Instagram
MessageBird
Dropbox
Mollie
Stripe
De voordelen voor uw organisatie
Verhoogde efficiëntie
Door het boekingsproces te automatiseren wordt er tijd en geld bespaard en wordt het aantal menselijke fouten, zoals dubbele boekingen, verminderd.
Betere service
Het rechtstreeks boeken van afspraken op elk moment voorkomt een hoop communicatie over en weer. Self-service heeft doorgaans de voorkeur in de digitale wereld van vandaag.
Minder no-shows
Automatische herinneringen via e-mail of sms verminderen het aantal vergeten of gemiste afspraken aanzienlijk en zorgen ervoor dat uw organisatie op maximale capaciteit draait.
Veelgestelde vragen
De antwoorden waarvan u niet wist dat u ze nodig had
Algemene vragen
Wat onderscheidt SuperSaaS van de concurrentie?
SuperSaaS biedt meer functionaliteit dan andere systemen voor afsprakenplanning, dankzij de voortdurende verbeteringen die we de afgelopen 15 jaar hebben doorgevoerd op basis van feedback van klanten.Dit zorgt ervoor dat het meestal aansluit op uw huidige workflow, in plaats van dat u uw bedrijfsproces hoeft aan te passen aan het systeem.
Ons grote bereik betekent ook dat we onze kosten over een groot aantal klanten kunnen spreiden, wat resulteert in een betere prijs.
Moet ik mijn eigen website hebben?
SuperSaaS is naadloos te integreren in iedere site, maar als u (nog) geen website hebt kunt u ook direct de link naar een SuperSaaS agenda gebruiken. Deze kunt u dan aan uw e-mailhandtekening toevoegen, delen via WhatsApp, of op uw Facebook of Instagram-pagina zetten.Hebben jullie een mobiele app?
Wanneer u (of uw klanten) een agenda bezoekt met een mobiel apparaat, zoals een iPhone of Android, toont het systeem automatisch een versie die is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten.
U kunt op het startscherm van een iPad of iPhone ook een icoontje naar uw agenda zetten. Zo ziet het eruit als een app, maar u hoeft niet naar de App Store te gaan om deze te downloaden. Zie mobiele apparaten voor meer informatie.
Kan ik SuperSaaS koppelen met andere agenda’s?
U kunt de beschikbaarheid van uw SuperSaaS-agenda laten afhangen van uw Google- of Outlook-agenda. SuperSaaS haalt alleen gegevens over uw beschikbaarheid op, wij downloaden geen afspraken.
Op deze manier kunt u gebruikers toestaan een afspraak te plannen in uw persoonlijke agenda, zonder dat die persoon toegang heeft tot andere gegevens in uw agenda.
Abonnementen en facturering
Is de gratis versie echt gratis?
SuperSaaS is volledig gratis te gebruiken en vereist hiervoor geen creditcardgegevens. De gratis versie heeft enkele beperkingen, waaronder een limiet van 50 afspraken en advertenties op de agendapagina.Details zijn te vinden bij onze prijzen. De gratis versie is blijvend beschikbaar voor privé- en niet-commercieel gebruik.
Kan ik overstappen naar een groter of kleiner abonnement?
U kunt op elk moment upgraden of downgraden, toekomstige betalingen worden automatisch aangepast. Als u het systeem een tijdje niet nodig heeft, kunt u zelfs terugschakelen naar de gratis versie en later een nieuw abonnement opstarten. Seizoensgebonden bedrijven hoeven zich dus alleen te abonneren tijdens het hoogseizoen.Wat gebeurt er als ik mijn boekingslimiet overschrijd?
Als u het maximale aantal toegestane afspraken bij uw abonnement overschrijdt, zal het systeem u hiervan per e-mail op de hoogte stellen. U heeft dan drie dagen de tijd om het account te upgraden of het aantal afspraken te verminderen (stuur ons gerust een e-mail als u meer tijd nodig heeft).
We zullen uw toekomstige afspraken nooit verwijderen. Als u na drie dagen nog steeds uw limiet overschrijdt, accepteert het systeem geen nieuwe afspraken meer totdat de situatie is verholpen. Alle overige functionaliteit blijft ongewijzigd. U en uw gebruikers kunnen dus nog steeds afspraken bekijken en bestaande afspraken wijzigen.
Brengt u kosten in rekening als gebruikers betalen bij een afspraak?
Als u wilt dat klanten vooraf betalen voor afspraken, kunt u gebruik maken van het geïntegreerde online betalingssysteem. U kunt kiezen uit verschillende betaalproviders, zoals PayPal of Mollie of zelfs een combinatie van meerdere aanbieders tegelijk. Ze sturen betalingen rechtstreeks naar uw bankrekening, waarvan zij de kosten voor hun service vanaf trekken. Het geld gaat niet via SuperSaaS; wij rekenen hiervoor geen kosten.
Het is ook mogelijk om het ingebouwde kredietsysteem te gebruiken, waarbij klanten vooraf krediet kopen die ze vervolgens gebruiken om afspraken te boeken.
Meer informatie is te vinden in onze documentatie.