Beheren wie toegang heeft tot de agenda

Waarschijnlijk wilt u niet dat zomaar iedereen uw agenda kan bekijken of afspraken kan maken. U kunt zelf precies instellen wie uw systeem mag gebruiken, welke informatie ze mogen zien en wie informatie mag wijzigen. Wilt u de agenda juist openbaar maken? Ook dat is mogelijk. De uitgebreide toegangsbeheeropties maken dit een van de meer complexe onderdelen van het SuperSaaS-systeem. We adviseren u dan ook om het systeem altijd even als gebruiker uit te testen om te controleren of de juiste informatie zichtbaar is.

Drie categorieën gebruikers

SuperSaaS onderscheidt drie categorieën gebruikers: beheerders, gebruikers en ‘superusers’.

• De beheerder: elke account heeft slechts één beheerder, meestal de persoon die het account heeft aangemaakt en beheert. Een beheerder heeft volledige controle over alle instellingen van het account, de agenda’s en de gebruikers.
• Superusers: reguliere gebruikers met extra rechten. Maak supergebruikers aan en geef hen extra mogelijkheden om agenda’s en boekingen te beheren. U kunt bijvoorbeeld collega’s de status van supergebruiker geven, zodat zij afspraken kunnen maken of wijzigen namens anderen.
• Gebruikers: mensen die daadwerkelijk afspraken maken in de agenda’s binnen uw account, zoals klanten, leden of studenten. U kunt ervoor kiezen om gebruikers te laten registreren voordat ze kunnen reserveren, of ze toe te staan afspraken te maken zonder in te loggen. Heeft uw account meerdere agenda’s? Dan hoeven gebruikers zich maar één keer te registreren om toegang te krijgen tot alle agenda’s binnen uw account.

Wie mag zich opgeven als gebruiker?

Alle instellingen met betrekking tot registratie voor het gebruiken van uw agenda’s vindt u onder Toegangsbeheer. Echter, deze instellingen zijn alleen van toepassing als u op de agenda heeft ingesteld dat gebruikers zich moeten registeren. Als u gebruikers afspraken laat maken zonder registreren dan hebben de instellingen op deze pagina geen effect.

Op deze pagina kunt u het registratieproces ook vormgeven; welke stappen moet een gebruiker doorlopen bij het aanmaken van een gebruikersaccount? Houd er rekening mee dat gebruikers die zich voor een account aanmelden in principe toegang hebben tot alle agenda’s die bij dit account horen. In de praktijk hebben ze daar natuurlijk wel de URL van een agenda voor nodig om er naartoe te navigeren. Als u voor verschillende agenda’s een ander registratieproces wilt gebruiken, dan zou u meerdere SuperSaaS-accounts kunnen aanmaken.

Wat mogen gebruikers doen in de agenda?

Op het tabblad Toegang op de configuratiepagina bepaalt u of gebruikers zich moeten registreren om uw agenda te gebruiken. Hier kunt u instellen wat gebruikers (en superusers) mogen doen in de agenda met betrekking tot het toevoegen, wijzigen en verwijderen van reserveringen. Ook kunt u hier instellen welke informatie over reserveringen zichtbaar is voor normale gebruikers. Als beheerder ziet u altijd alle informatie.

Toegangsbeperkingen instellen via Gebruikersgroepen

Standaard hebben alle gebruikers binnen een SuperSaaS account toegang tot alle agenda’s in dat account. Als u de toegang tot een specifieke agenda wilt beperken tot een bepaalde groep, dan kan dat door gebruikers in te delen in gebruikersgroepen. Bij iedere agenda kunt u ook een gebruikersgroep instellen. Het resultaat is dat alleen de gebruikers uit die groep de agenda dan nog kunnen gebruiken. Verder is het ook mogelijk om via gebruikersgroepen een werkwijze in te stellen waarbij gebruikers moeten wachten op goedkeuring voor ze een afspraak kunnen maken.