3 soorten agenda’s: welke te gebruiken?
De eerste keuze bij het opzetten van een nieuwe agenda is welk type u wilt gebruiken. Een reserveringsproces kan enorm verschillen per toepassing of bedrijf. Daarom biedt SuperSaaS drie verschillende soorten agenda’s, zodat u het reserveringsproces zo goed mogelijk kunt laten sluiten op uw specifieke behoefte.
De drie agendatypes die SuperSaaS aanbiedt:
- Capaciteitsagenda (voor klassen en groepsactiviteiten)
- Resource agenda (voor afspraken en reserveringen)
- Service agenda (voor een combinatie van middelen)
De agendatypes overlappen in functionaliteit en voor bepaalde toepassingen zijn verschillende types geschikt. Uw gebruikservaring zal het beste zijn als u een type kiest dat het beste aansluit op uw toepassing.
Gebruik een capaciteitsagenda om groepen in te plannen
Om de verschillende types agenda’s te onderscheiden kunt u eerst de volgende vraag beantwoorden.
“Hoeveel mensen moeten een plaats kunnen reserveren voor deze gelegenheid?”
Als het antwoord op deze vraag meer dan 1 is, kunt u meestal het beste gebruik maken van een capaciteitsagenda.
De belangrijkste eigenschap van de capaciteitsagenda is dat u per gelegenheid een maximumcapaciteit kunt instellen. U maakt eenvoudig een tijdslot aan dat geboekt kan worden en geeft daarbij aan hoeveel plaatsen er maximaal beschikbaar zijn op een bepaalde dag of tijdstip.
- Studenten die zich inplannen voor een les
- Deelnameregistraties voor een conferentie
- Een afspraak maken met een consultant (één klant per afspraak)
- Een salon met meerdere therapeuten (klanten kunnen gelijktijdige afspraken maken, maar niet met dezelfde therapeut)
- Bootverhuur met meerdere boten (gebruikers hebben waarschijnlijk niet allemaal dezelfde begin- en eindtijd)
De resource agenda zal in de meeste andere gevallen van toepassing zijn
Een resource agenda is ideaal wanneer u afspraken wilt inplannen rondom een specifieke persoon of een object. Resources kunnen bijvoorbeeld consultants, docenten, boten, vergaderruimtes of andere middelen zijn die per tijdslot slechts één keer geboekt kunnen worden. Met andere woorden: het middel is maar één keer beschikbaar op een specifiek moment.
In de meeste situaties is een resource agenda de beste keuze. U kunt deze gebruiken voor alle schaarse middelen die betrokken zijn bij het reserveringsproces, zoals kamers, boten, consultants of apparatuur. Als mensen een afspraak met u maken, bent u zelf het schaarse middel. Middelen die niet schaars zijn, kunt u weglaten. Als er bijvoorbeeld altijd voldoende vergaderruimtes beschikbaar zijn, hoeft u deze niet op te nemen in de agenda.
In sommige gevallen sluit een service agenda beter aan, zoals uitgelegd in de sectie hieronder. Als vuistregel raden we aan om te beginnen met een resource agenda, omdat deze in de meeste situaties volstaat. Voor toepassingen waarbij een dienst meerdere middelen combineert of centraal staat in het boekingsproces, kan een service agenda een betere oplossing zijn.
De service agenda heeft een aantal unieke eigenschappen
Een service agenda is gericht op het aanbieden van diensten die één of meerdere middelen vereisen. De gebruiker selecteert eerst de gewenste dienst, zoals een les, rit of behandeling, waarna de agenda alle beschikbare momenten toont waarop de benodigde middelen beschikbaar zijn.
Deze beschikbaarheid kan afhankelijk zijn van gekoppelde resources en zelfs van middelen die in andere agenda’s worden beheerd.
Wanneer een dienst afhankelijk is van meerdere onderliggende middelen, controleert de service agenda per tijdstip of al deze middelen gelijktijdig beschikbaar zijn. Zo kan een geldige boeking alleen plaatsvinden wanneer aan alle voorwaarden is voldaan.
Tegelijkertijd kan een service agenda ook prima worden gebruikt in situaties waarin slechts één middel betrokken is. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een service agenda te gebruiken vanwege de gebruikersvriendelijke interface, waarbij de gebruiker eerst een dienst kiest uit een lijst (eventueel met getoonde beschrijvingen), in plaats van later een optie te selecteren uit een dropdownmenu zoals bij een resource agenda.
Een belangrijk verschil met de resource agenda is dat een service agenda geen reserveringen met variabele lengte of terugkerende reserveringen ondersteunt. Diensten hebben een vaste duur, terwijl een resource agenda juist wel flexibiliteit biedt in de lengte en herhaling van afspraken.
- Meerdere middelen zijn nodig voor een reservering. Bijvoorbeeld: voor een behandeling is de beschikbaarheid van een behandelkamer en een therapeut op hetzelfde moment nodig.
- Verschillende diensten hebben verschillende middelen nodig. Bijvoorbeeld: een bepaalde behandeling kan alleen door een specifieke arts worden uitgevoerd.
- Een dienst vereist dat iets anders bezet is. Bijvoorbeeld: een dienst om ouderen te helpen is alleen beschikbaar als een vrijwilliger zich eerst heeft opgegeven om te helpen.
Om een service te kunnen definiëren die afspraken maakt in andere resource agenda’s moet u eerst die resource agenda’s opzetten.
Meerdere agenda’s combineren
Door een service agenda te koppelen aan andere agenda’s, kunnen complexe reserveringsprocessen gemaakt worden.
Welke agendatype gebruikt u waarvoor?
Bij het aanmaken van een nieuwe agenda in SuperSaaS wordt ik gevraagd te kiezen uit drie verschillende types.
Welke heb ik nodig?
Ik wil dat mijn gebruikers een afspraak kunnen maken …
(beschrijf waarvoor u het wilt gebruiken)
Aangezien u onbeperkt agenda’s kunt aanmaken en verwijderen kunt u gerust meerdere agendasoorten uitproberen en achteraf de ongebruikte verwijderen. Alle instellingen van een agenda, behalve het agendatype, kunnen achteraf worden aangepast. Op de pagina met Voorbeelden is van ieder type agenda een voorbeeld te vinden.
| Use case | Agendatype |
|---|---|
| U wilt dat leerlingen zich kunnen opgeven voor een les | Capaciteit |
| U wilt deelnemers zich laten inschrijven voor een evenement | Capaciteit |
| U wilt werknemers vergaderzalen laten boeken | Resource |
| U wilt uw gebruikers de lengte van de afspraak laten bepalen | Resource |
| U wilt de beschikbaarheid tonen van uw vakantiehuisje | Resource |
| U wilt een beamer kunnen reserveren bij de vergaderkamer | Service |
| U wilt dat een plek pas beschikbaar komt als een andere vol is | Service |
| U wilt één of meerdere agenda’s en middelen combineren | Service |
Tips voor gevorderden
Het systeem biedt buitengewoon veel flexibiliteit als het gaat om het configureren van het reserveringsproces. Hieronder vindt u een aantal tips voor gevorderden met betrekking tot de configuratiemogelijkheden van het systeem voor specifieke situaties.
Beperkte beschikbaarheid
In een resource- of service agenda kan overal geboekt worden behalve waar u het blokkeert (bijvoorbeeld: een kapper is elke dag beschikbaar, behalve op maandag). In een capaciteitsagenda kan nergens geboekt worden behalve waar u het toestaat (bijvoorbeeld: een cursus is alleen te boeken op de dagen dat de les gepland staat). Als u slechts uit een beperkt aantal beschikbare data wilt laten kiezen dan kan het handig zijn om een capaciteitsagenda te nemen waarbij u de capaciteit op één instelt. Dat is minder werk dan alle niet-beschikbare ruimte te moeten blokkeren.
Losstaande service agenda
Het is mogelijk om een service agenda te maken die niet gekoppeld is aan een resource agenda. Als er geen middelen worden gekoppeld aan de beschikbaarheid van de service agenda, kunnen er theoretisch een onbeperkt aantal mensen een afspraak maken voor hetzelfde tijdstip. Dit is maar zelden zinvol. De service agenda heeft daarom een optie die er voor zorgt dat afspraken niet mogen overlappen. In dat geval gedraagt de service agenda zich eigenlijk als resource agenda. Dit kan handig zijn als u maar één middel heeft, maar de weergavemogelijkheden van de service agenda u beter uitkomen.
Een groep identieke middelen als één entiteit presenteren
Een service agenda kan gebruikt worden om een groep identieke middelen als één entiteit te presenteren. Dit is bijvoorbeeld nuttig als u 20 boten te huur heeft en u wilt niet dat de klant een specifieke boot uit hoeft te kiezen. U heeft de keuze om het systeem willekeurig een boot te laten kiezen, of om de boten uit te geven in een vaste volgorde. Een detailuitleg is te vinden op de pagina over het combineren van agenda’s.
Eén middel in twee verschillende service agenda’s weergeven
Omgekeerd is het ook mogelijk om één middel in twee verschillende service agenda’s weer te geven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om verschillende agenda’s te tonen aan leden en niet-leden van een club. De leden zouden bijvoorbeeld een andere prijs kunnen betalen of langer van tevoren mogen boeken. Een ander voorbeeld is een consultant die op twee verschillende plaatsen werkt. Op die manier kan hij voor iedere locatie een agenda maken toegesneden op die klant, en toch voorkomen dat twee klanten op hetzelfde tijdstip boeken.
Naar de volgende pagina: Uw reserveringsproces uitproberen