Werken met formulieren

Door een formulier toe te voegen aan het registratie- of reserveringsproces kunt u meer informatie verzamelen. Zodra u het formulier verwerkt heeft, kunt u het verwijderen of bewaren. De data van een formulier kan ook gedownload worden om in andere programma’s zoals een CRM-systeem gebruikt te worden.

Het bekijken van formulieren

Via Beheren heeft u toegang tot alle ingevulde formulieren, ongeacht of deze losstaand zijn of onderdeel uitmaken van het registratie- of reserveringsproces. Als een ingevuld formulier onderdeel uitmaakt van een ander proces, bevat het een link om direct naar het onderdeel in dit proces te gaan. Door te klikken op het formuliericoon, heeft u toegang tot elk volledig formulier in het overzicht. De pop-up die verschijnt bevat links om het formulier te verwijderen of te bewerken.

Het verwijderen van formulieren

Als u een formulier verwijdert, wordt deze verplaatst naar de prullenbak. U kunt de prullenbak bekijken via Toon prullenbak bovenaan de pagina. Om een verwijderd formulier te herstellen, klikt u op het formuliericoon – – en dan op Herstel formulier in de pop-up die verschijnt. Als een formulier gekoppeld is aan een ander object, zoals een reservering, dan wordt het formulier automatisch naar de prullenbak verplaatst als de reservering wordt verwijderd (en zodra de reservering wordt teruggezet wordt het formulier ook weer teruggezet). Als het een herhalende afspraak betreft, kan een formulier aan meerdere objecten zijn gekoppeld. Het formulier wordt dan alleen naar de prullenbak verplaatst als alle gekoppelde afspraken zijn verwijderd. Objecten in de prullenbak worden na een week automatisch opgeschoond.

Het downloaden van formulieren

Via Beheren kunt u alle formulieren downloaden door te klikken op in de kop van de tabel. Vervolgens kies u voor het type bestand – CSV, XLS of XML. Als een formulier is gekoppeld aan het registratieproces, kan het ook als onderdeel van de gebruikersgegevens worden gedownload via Exporteren. Hetzelfde geldt voor het reserveringsproces, waarbij de data van de reservering en het formulier te downloaden is via Beheren > Download.

Formulieren bewaren

Via Verbruiksgegevens houdt u overzicht over het totale aantal ingevulde formulieren, het aantal formulieren dat deze maand is ingevuld en het toegestane aantal formulieren binnen uw abonnement. Op deze pagina kunt u ook eenvoudig oude formulieren verwijderen door middel van de instellingen voor automatisch verwijderen. Op basis van deze instellingen worden oude items een keer per dag verwijderd.