Creëer een agenda voor een therapeut
Klik op play om de video handleiding te bekijken of volg de stappen hieronder.
Deze handleiding zet uiteen hoe u in 5 eenvoudige stappen een online agenda voor een therapeut op kunt zetten. In deze handleiding zullen we een agenda opzetten voor een therapeut die meerdere behandelingen biedt. Als u bijvoorbeeld vergaderzalen, fotosessies of rijlessen wilt inplannen, dan zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een “resource agenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om een-op-een afspraken in te plannen.
Een-op-een afspraken inplannen
In dit voorbeeld creëren we een agenda waarin uw klanten een-op-een afspraken kunnen maken met een persoon, een ding of een ruimte. Als u in plaats van een een-op-een agenda een agenda wilt opzetten waarin meerdere mensen een afspraak kunnen maken op hetzelfde tijdstip, bijvoorbeeld voor groepslessen, dan zou de handleiding voor de capaciteitsagenda Handleiding voor een capaciteitsagenda waarschijnlijk beter bij uw wensen aansluiten. Als u wilt dat klanten uit een aantal diensten kunnen kiezen past de Handleiding voor een Service agenda mogelijk beter.
Deze handleiding bevat de volgende toepassingen
- De agenda gebruiken voor eenvoudige een-op-een afspraken
- Verscheidene afspraaktypes bieden in een dropdown-menu
- Betalingen accepteren
U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldpagina.
De agenda opzetten in 5 simpele stappen
De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:
Een basisagenda opzetten met begeleiding van de OpstarthulpStap
De agenda uitproberenStap
De bezoekers van uw agenda zien dezelfde agenda als u, maar krijgen minder mogelijkheden. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op het Dashboard.
De eerste keer dat u de agenda ziet, is deze leeg. Het meeste wat u ziet kan worden aangepast met behulp van de instellingen op de tabs via Configureren.
We zullen eerst de basisfuncties uitproberen.
Een afspraak maken
We beginnen met het maken van een afspraak. Door op een “vlakje” te klikken verschijnt er een venstertje met de titel “Reservering Toevoegen”. Indien gewenst kunt u dit venstertje net als een browservenster aan de titelbalk ergens anders naartoe slepen.
Naast de mogelijkheid om naar de juiste datum toe te gaan in de agenda heeft u ook de optie om in het venster, in het Tijdstipveld de datum en tijd aan te passen. Het systeem vraagt standaard om naam en telefoonnummer, maar u kunt extra velden toevoegen om extra gegevens te verzamelen.
Wanneer u op “Maak Reservering” klikt wordt de agenda bijgewerkt en wordt zichtbaar dat het vakje gereserveerd is. Om de afspraak te wijzigen klikt u op de afspraak. Er wordt nu een venster geopend met knoppen Reservering Aanpassen en Reservering Verwijderen De link “Sluiten” sluit het venstertje en heeft daarmee dezelfde functie als het rood met witte kruis-icoontje bovenin.
De instellingen aanpassenStap
De tab “Middelen” in een resource agenda
Het tabje “Middelen” van het configuratiescherm bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen (Engels: resources), ofwel de mensen, objecten of ruimtes die in uw agenda staan. Het uiterlijk van dit tabje ziet er overigens anders uit wanneer u, in plaats van een resource agenda zoals in dit voorbeeld, een “capaciteitsagenda” gebruikt. In het bovenste gedeelte van het scherm kunt u middelen toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld als u later een tweede therapeut wilt toevoegen. Let op dat als u een middel verwijdert, alle bijbehorende afspraken ook verwijderd worden.
Uw eigen bewoording
Onder het kopje “Benaming die gebruikt moet worden voor een afspraak” kunt u een toepasselijke term invoeren in plaats van “reservering”. In het geval van een therapeut zou u bijvoorbeeld “behandeling” kunnen kiezen. Die staat nog niet in het rijtje dus dan zou u de optie “anders” selecteren en het invoeren als “behandeling,behandelingen”. Het systeem gebruikt deze term dan in alle teksten op het scherm en in e-mails waar anders “reservering” zou staan. Het systeem kiest zelf de meervoudsvorm waar toepasselijk. (Standaard wordt overigens het lidwoord “de” gebruikt, maar als u het woord begint met het symbooltje ª dan wordt “het” gebruikt). Het is ook mogelijk om een term te kiezen die gebruikt wordt in plaats van “gebruiker”, bijvoorbeeld “klant”. Die instelling is te vinden op de pagina Layout Instellingen die bereikbaar is vanaf Dashboard.
Beperkingen per gebruiker
Onder het kopje Limiet per gebruiker kunt u instellen hoeveel afspraken een gebruiker kan maken. Nadat het maximum bereikt is kan hij dan alleen nog afspraken wijzigen of weer verwijderen. U kunt kiezen of afspraken die al gepasseerd zijn nog meetellen in het totaal. U kunt een aparte limiet aangeven voor het aantal afspraken dat op dezelfde dag of in dezelfde week mag plaatsvinden. Overigens kan het systeem alleen weten wie “dezelfde persoon” is door te kijken naar de loginnaam, dus als u toestaat dat mensen zelf een login aanmaken dan zou iemand met een tweede e-mailadres nog een account kunnen aanmaken om die limiet te omzeilen.
Lengte
De volgende optie bepaalt hoe lang een reservering duurt. Er zijn drie keuzes:
- U kunt de gebruiker zelf de begin- en eindtijd laten instellen. In dat geval kunt u een minimum- en een maximumlengte opgeven waarbinnen men kan reserveren
- U kunt iedere afspraak dezelfde lengte geven. In dat geval hoeft u alleen die lengte op te geven
- U kunt de gebruiker een lengte laten kiezen uit een keuzemenu. In dat geval verschijnt er een tekstveld waar u de mogelijkheden in kunt zetten, één per regel. Bekijk het voorbeeld dat naast het tekstveld staat om te begrijpen hoe de opties gespecificeerd worden
Onze therapeut biedt Introductiegesprekken á 60 minuten, Voortgangsmeetings á 90 minuten en Extra trainingen á 120 minuten dus we kiezen het dropdown-menu.
Prijs
Onder het kopje “Prijs” kunt u specificeren wat een afspraak kost. Of u ook daadwerkelijk geld via de site in rekening brengt of dat u de betaling zelf regelt stelt u later in op de “Proces” tab. Ook hier heeft u weer een aantal keuzes. Naast een vaste prijs kunt de prijs ook afhankelijk maken van de lengte van de afspraak, de dag van de week en nog diverse andere factoren.
SuperSaaS biedt een breed scala aan betaalmogelijkheden, variërend van het tonen van prijzen tot betalingen via iDEAL of PayPal of door gebruik te maken van ons kredietsysteem. Hiernaast kunt u werken met verschillende vormen van kortingen en vouchers. Zie de uitgebreide documentatie over betalingen voor meer informatie.
Begrenzing van tijdskeuze
Onder het kopje “Beperk de keuze van mogelijke starttijden” kunt u een standaard afspraaklengte en mogelijke buffertijd instellen. Ook kunt u hier een reeks tijdstippen opgeven die als begintijd voor een afspraak kunnen worden gekozen. Het systeem kan met behulp van vaste tijden zichtbare vlakjes beschikbare tijd maken. Als u geen vaste starttijden gebruikt kan een reservering in principe op ieder willekeurig tijdstip beginnen. In dat geval is het raadzaam de ingevoerde tijden af te ronden op, bijvoorbeeld, halve uren. Zo kunt u voorkomen dat een gebruiker bijvoorbeeld een afspraak maakt van 11:07 tot 11:23 en er onregelmatige gaten in de agenda ontstaan.
Als u een “buffertijd” instelt dan zorgt het systeem dat er altijd een minimumtijd vrij blijft tussen twee afspraken. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld schoongemaakt moet worden tussen twee reserveringen. De buffertijd wordt overigens niet toegepast tussen openingstijd en de eerste afspraak of tussen de laatste afspraak en sluitingstijd.
Wanneer u ervoor kiest om tijden af te ronden op hele dagen verdwijnen de uren en minuten uit de gebruikersinterface. Dit is nuttig voor zaken die meerdere dagen in beslag nemen zoals de verhuur van een vakantiehuisje, waarbij het niet handig is om de lengte in minuten te specificeren. U kunt de tijdstippen waarop mensen kunnen boeken verder verfijnen door verder te klikken naar het tabje “Openingstijden”. Ook kunt u op dit tabje instellen dat de beheerder of superusers alle tijdsbegrenzingen inclusief openingstijden kunnen negeren.
De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoekerStap
Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden op het Configuratiescherm van de agenda, onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.
De agenda integreren in uw websiteStap
Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:
- Plaats een link naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
- Zet de agenda in een iframe op uw website
- Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
- Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven
Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.
Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.
Uiterlijk
SuperSaaS biedt vele opties om het uiterlijk van uw agenda aan te passen aan uw specifieke wensen. Naast het formaat van de agenda kunt u ook de kleuren en de inhoud van berichten in het systeem of automatische bevestigingen aanpassen. Ook kunt u een beschrijving, afbeeldingen of instructies in de ruimte boven de agenda plaatsen.
Dagelijks gebruik
De sectie Het dagelijks gebruik van uw SuperSaaS agenda legt uit hoe u uw agenda dagelijks beheert. Ondanks de vele mogelijke toepassingen en procesvariaties stippen we in dit hoofdstuk een aantal veelvoorkomende operationele processen aan die voor het merendeel van onze klanten relevant zullen zijn.