Creëer een reserveringssysteem voor een fitnessclub
Klik op play om de video handleiding te bekijken of volg de stappen hieronder.
Deze handleiding zet uiteen hoe u in 5 eenvoudige stappen een online reserveringssysteem voor een fitnessclub kunt opzetten. In deze handleiding zullen we een reserveringssysteem voor fitnesslessen opzetten, maar u kunt deze instructies aan uw specifieke wensen aanpassen. Als u bijvoorbeeld zwemlessen of groepsexcursies organiseert waar men zich voor kan inschrijven, dan zijn deze instructies ook van toepassing. We zullen een “capaciteitsagenda” gebruiken. Dit type agenda wordt voornamelijk gebruikt om groepsevenementen in te plannen.
Een van de onderscheidende kenmerken van dit agendatype ten opzichte van de “resource agenda” of de “service agenda” is dat de beheerder handmatig beschikbare openingen met een vooraf bepaalde capaciteit definieert en toevoegt. Bezoekers kunnen alleen afspraken maken in deze vooraf bepaalde openingen, ze kunnen niet buiten de openingen om boeken.
Aanmelden voor een groepsevenement
In dit voorbeeld creëren we een agenda voor verscheidene soorten fitnessles. Deze handleiding zal waarschijnlijk behulpzaam zijn als:- u meer dan één evenement biedt waar men uit kan kiezen
- men een datum kan kiezen uit een aantal mogelijke data
- uw evenement een aantal onderdelen bevat, die (ook) los kunnen worden geselecteerd
Als u een registratiesysteem voor een eenmalig evenement nodig heeft dan past onze handleiding voor een cupcake workshop waarschijnlijk beter bij uw doelstellingen.
Deze handleiding bevat de volgende toepassingen:
- de agenda gebruiken om groepsevenementen in te plannen
- een locatieveld toevoegen
- betaling ontvangen bij deelnames
U kunt het eindresultaat bekijken op de Voorbeeldagenda voor een fitnessclub.
Een agenda opzetten in 5 eenvoudige stappen
De meest efficiënte manier om een SuperSaaS-agenda op te zetten is door het herhalen van het proces van inrichten en uitproberen:
Een basisagenda opzetten met begeleiding van de OpstarthulpStap
De agenda uitproberenStap
Om uw agenda in de rol van beheerder te gebruiken klikt u op de knop Gebruiken in het menu. Dit menu is alleen zichtbaar voor de ingelogde beheerder van de agenda.
Gewone gebruikers zien dezelfde agenda met minder opties. U kunt de Gebruiken knop ook vinden op de Dashboardpagina.
Wanneer u uw agenda voor het eerst bekijkt, is deze nog leeg. De meeste elementen kunnen nog aangepast worden. Laten we nu eerst de basisfunctie van het systeem uitproberen.
Een opening voor een fitnessles aanmaken
U heeft nu een functionele basisagenda. We maken eerst een lege opening aan die de informatie bevat voor de Beginnersles Pilates die we organiseren door op “Opening maken” te klikken. Klanten kunnen een plaats in de les boeken via deze opening. Er verschijnt nu een venstertje met de titel “Opening toevoegen”. Als het venster op een onhandige plek verschijnt, kunt u deze gemakkelijk via de titelbalk naar een andere plek slepen.
Vul de datum in en voeg een beschrijvende titel toe. In het veld “Omschrijving” kunt u een afbeelding toevoegen door een linkje naar die afbeelding te plaatsen, die met “https:” begint. U heeft ook de mogelijkheid om de ruimte boven de agenda gebruiken om een meer uitgebreide beschrijving en/of afbeelding te plaatsen. Er zijn verscheidene opmaakopties op de tab Layout Instellingen die voor de hele accountgelden, en de agendaspecifieke tab “Uiterlijk”. Op de tab “Uiterlijk” vindt u de opmaakopties voor de ruimte boven de agenda, waaronder het plaatsen van afbeeldingen.
Door op het vlakje te klikken dat u zojuist heeft gecreëerd krijgt u een lege les te zien; er zijn nog geen inschrijvingen. Onderin het venster ziet u drie linkjes: “Deelname toevoegen”, “Opening wijzigen” en “Sluiten”. De link “Deelname toevoegen” kunt u bijvoorbeeld gebruiken om zelf deelnames voor anderen toe te voegen, bijvoorbeeld wanneer u telefonisch afspraken aanneemt.
Een deelname toevoegen
We klikken op “Deelname toevoegen” en maken een afspraak. Volgens de standaardinstelling vraagt het systeem alleen om een naam, maar dat kunnen we aanpassen. Als u nu op de les klikt, ziet u dat er een aantal zaken zijn veranderd. De les toont nu ook de nieuwe deelname en een “(1/3)” om aan te geven dat een van de drie beschikbare plaatsen inmiddels is ingenomen. Het vinkje geeft aan dat deze les onze eigen afspraak bevat. Met behulp van het vinkje kunnen uw klanten in een oogopslag zien voor welke lessen ze zich hebben ingeschreven.
Een les wijzigen
Met behulp van de knop “Opening wijzigen” kunt u wijzigingen maken in de les. Als u kenmerken zoals de begintijd aanpast worden alle deelnames verzet naar de nieuwe begintijd. Met behulp van de juiste notificatie-instellingen kunt u deelnemers die zich al hadden ingeschreven informeren over de nieuwe begintijd.
De instellingen aanpassenStap
U beschikt inmiddels over een eenvoudige agenda met een les waarop men zich kan inschrijven. De Opstarthulp heeft een aantal aannames gedaan om de agenda op te kunnen zetten. De hieruit voortgekomen instellingen kunt u nu aan uw specifieke wensen aanpassen.
Het configuratiescherm
Klik op de knop Configureren om naar het Configuratiescherm te gaan. Hier vindt u op de tab “Overzicht” het Configuratie-overzicht dat een overzicht van de instellingen bevat. Ook bevat deze pagina de optie de agenda tijdelijk te blokkeren of volledig te verwijderen. De overige tabs bieden een aantal instellingen. We zullen nu de tab Middelen bespreken.
De tab Middelen
De Middelentab bevat de instellingen die betrekking hebben op de middelen in de agenda. De eerste opties regelen de correcte benaming van de middelen. De woorden die je kiest in plaats van de standaard terminologie “reservering” of “afspraak” worden overal in de agenda gebruikt. Foutmeldingen, e-mailbevestigingen en hulppagina’s zullen de woorden gebruiken die u hier selecteert. Aangezien we in dit geval een agenda voor fitnesslessen creëren voeren we hier de term “les” in. Ook kunnen we de term die gebruikt wordt om een “gebruiker” aan te duiden aanpassen naar bijvoorbeeld “deelnemer”. Deze instelling bevindt zich omdat een accountbrede instelling is op een andere pagina: Algemene instellingen
Als u een eigen woord gebruikt om een opening aan te duiden, voer dan de enkelvoudige vorm en de meervoudsvorm in, gescheiden door een komma: “les, lessen”.
Capaciteit instellen
Vervolgens kunt u de capaciteit van een les instellen. In het eerste veld voert u de standaard capaciteit in, oftewel: “Hoeveel mensen kunnen er deelnemen aan een les”? Als u evenementen met verschillende capaciteiten organiseert, kunt u het juiste aantal invoeren bij het creëren van u het evenement. Voer het cijfer 0 in als u geen beperking aan het aantal mogelijke deelnemers wilt instellen.
Het tweede veld regelt hoeveel deelnames aan één les iemand kan boeken. Door hier een ander cijfer dan 1 in te vullen wordt de gebruikersinterface gewijzigd en verschijnt een veldje waar men een aantal in kan vullen als onderdeel van de reservering. Voor onze lessen laten we hier 1 staan, maar als u SuperSaaS bijvoorbeeld gebruikt om kaarten voor een voorstelling te verkopen te verkopen, wilt u uw bezoekers wellicht de mogelijkheid bieden om meerdere kaarten tegelijkertijd te kunnen bestellen. Op de tab Proces kunt u desgewenst de term voor het veld “Aantal” wijzigen naar iets wat beter past.
Vervolgens kunt u aangeven hoeveel reserveringen iemand in totaal mag maken voor alle lessen. Wanneer het maximale aantal boekingen bereikt is dan is het alleen nog mogelijk om bestaande boekingen te wijzigen of te verwijderen.
Vink tenslotte het vakje aan dat bepaalt of mensen een tweede reservering mogen maken voor hetzelfde evenement. Let wel dat het systeem een bezoeker alleen aan een loginnaam kan herkennen. Dat betekent dat de beperking dat er maar één reservering per persoon gemaakt mag worden, omzeilt kan worden door een tweede loginnaam aan te maken.
Wachtlijstopties
In de volgende sectie van de Middelentab, Overboeken kunt u instellen wat de agenda doet als een opening de maximale capaciteit bereikt heeft. U heeft de keus om verdere reserveringen te weigeren, alleen zelf bij te mogen boeken, iedereen te laten overboeken, of iemand op de wachtlijst te plaatsen.
De wachtlijstfunctionaliteit is behoorlijk geavanceerd. Voor iedere opening wordt een eigen wachtlijst gecreëerd en er wordt rekening gehouden met de volgorde waarin men op de wachtlijst terecht is gekomen. Als het vakje “Plaats automatisch van de wachtlijst als eerdere deelnames geannuleerd worden” aangevinkt staat wordt de eerstvolgende wachtende automatisch geplaatst als er een annulering plaatsvindt.
Het kan wat gecompliceerder raken wanneer u meerdere aanmeldingen per persoon toestaat. Als iemand meer plaatsen wil boeken dan beschikbaar wordt deze op de wachtlijst geplaatst tot er voldoende ruimte is. Wanneer iemand annuleert, zal de boeking pas van de wachtlijst afgehaald worden en doorgaan op het moment dat er voldoende ruimte is voor de hele aanvraag. Als beheerder kunt u naar wens mensen van de wachtlijst afhalen, ook als dat tot gevolg heeft dat het groepstotaal over het maximum heen gaat. We zullen laten zien hoe u dit kunt doen.
Een locatie toevoegen
De sectie Locatie bevat de mogelijkheid om een extra veld “Locatie” aan een opening toe te voegen. U kunt het locatieveld in dit geval gebruiken om aan te geven in welke ruimte de les plaats zal vinden. Als u uw SuperSaaS agenda naar een Outlook- of Google-agenda publiceert wordt de informatie ook daarin naar het bijbehorende locatieveld overgebracht.
Prijs en tijd instellen
Door het veld Prijs in te schakelen kunt u onder meer een prijs rekenen voor een aanmelding. Dat u een prijsveld toevoegt betekent niet automatisch dat uw klanten ook direct dienen af te rekenen. U kunt bijvoorbeeld de prijs tonen en uw klanten later af laten rekenen. Klik Betaalinstellingen om geavanceerde prijsregels in te stellen die de prijs aanpassen op basis van door u ingestelde factoren zoals het aantal geboekte lessen, of de huur van een tennisracket. Onder de documentatiesectie Betaalmethodes vindt u meer informatie over het opstellen van prijsregels en betaalmethodes. De sectie Tijd biedt de mogelijkheid om een standaardlengte voor openingen in te stellen. Ook kunt u hier de gebruikersinterface voor de tijdsweergave configureren.
Toegang tot de agenda
Het systeem heeft ook aannames gedaan over wie zich kan aanmelden voor de lessen. De tab “Toegang” biedt verscheidene opties met betrekking tot de toegang tot uw agenda. U kunt uw klanten bijvoorbeeld vragen een login aan te maken of iedereen die de agenda kan zien toestaan zich in te schrijven voor een les. Zie Beheren wie toegang heeft tot de agenda voor meer informatie over toegangsbeheer.
De agenda uitproberen vanuit het perspectief van een bezoekerStap
Als u iemand rechtstreeks naar een specifieke agenda wilt verwijzen kunt u de link naar die agenda vinden via Configureren onder de tab “Overzicht”. Indien nodig kunnen bezoekers rechts bovenin de pagina inloggen.
De agenda integreren in uw websiteStap
Er zijn enkele manieren om uw agenda te delen:
- Plaats een link naar uw SuperSaaS-agenda op uw website
- Zet de agenda in een iframe op uw website
- Voeg een ‘Nu Boeken’-knop toe op uw website en/of social-mediakanalen
- Zet een widget op uw site waarmee afspraken gemaakt kunnen worden terwijl ze op uw site blijven
Meer informatie en instructies vindt u op de documentatiepagina Integreren van de agenda in uw website.
Bovenstaande afbeelding illustreert hoe uw SuperSaaS-agenda op verschillende manieren en op allerlei al dan niet mobiele apparaten kan worden weergegeven. Geïntegreerd in uw website met behulp van een iframe, op een mobiel apparaat of via een link naar SuperSaaS.
U kunt het uiterlijk inclusief de kleuren van de agenda naar wens aanpassen. Meer informatie hierover vindt u onder De vormgeving van de agenda aanpassen.